経理資料の見た目を整えるExcelテクニック

前回に引き続きExcelの使い方についてです。今回は資料を作る時に必要な見た目の整え方について説明します。
前回の中で出てきた決算説明資料や伝票の証憑など、何かとExcelで資料を作る場面が出てきます。
Excelで資料作成する場合は、パワーポイントのように飾り立てる必要はないものの、見た目が悪ければ理解がしにくい、誤解が生じるなどの悪影響が出てきます。

単なるワークシートであったとしても見た目を整えておくことで、他の人がそのExcelを見てすぐに理解してもらうことができ説明の手間を省けます。
また、自身で過去のデータを見直すときにもスムーズに思い出せることが可能となるので、少し手間がかかっても見た目にこだわった方が良いと思います。

罫線を引く

1.L字型集計

このような表は説明資料として私がよく使用するパターンです。
売上や原価の内訳を1列分右に入力し、図のようにL字型をした集計行を入れることで見ている数値がどこに属しているのかすぐに分かります。
L字の列幅と行幅を同じサイズにして、色を付けるとさらに見栄えが良くなり見やすくなります。

線の種類ですが、事業部や売上・原価といった大きな項目は実線を使い、内訳項目を区分する場合は点線や破線を使うとメリハリが効いて見やすくなります。
この形は項目が多くなっても比較的見やすく応用も効きやすい形なのですが、罫線の数が多いためゼロから作成するとそれなりに時間がかかってしまいます。
また、行や列を追加・削除した場合に罫線の修正が必要になったり、数式の修正が必要となったりするので注意しなければいけません(特に数式のズレは致命的なので必ずチェックしましょう)。
定期的に使用する説明資料などのフォーマットとして利用するのが良いと思います。

2.シンプルな集計

海外の経理関係資料でよく見る形です。
項目行の下に実線を1本引き、集計行にも実線を引くだけの非常にシンプルな形ですが、作りやすくて見やすいので私は気に入ってます。
Googleなどで日本の売掛金年齢表を画像検索すると分かりますが、どの表も格子状に(縦と横に)実線を引いており罫線が主張しすぎて数値が見づらくなっています。
数値を目立たせるためには、この図のように罫線を削除した方がよいでしょう(あるいは、実線を破線に変えるだけでもましになるはずです)。

色を付ける

Excelのセルに色を付ける場面は非常に多いと思われます。
注意喚起や備忘のために黄色(Excelを立ち上げたときに最初に設定されているお馴染みの色)で塗りつぶしたり、資料の見た目をよくしたり、あるいは強調したりするために使われることが多くあります。
しかし、何となく色を付けると逆に他の色に負けてしまい目立たなくなって注意喚起や協調の役割を果たさなくなることもよくあります。
私はカラーコーディネーターの資格を持っているわけでもないので、専門的なことは何もわかりませんが、経理としてセルの色を付ける際に注意している点を以下に挙げました。

標準のカラーパレットに限定する

私は普段、仕事ではExcel2010を使用していますがセルに色を付ける場合は必ず標準のカラーパレットの中から色を選ぶようにしています。
その中で、注意を促したい場合は”標準の色”から適当な色を選び(ほとんどの場合、赤、オレンジ、黄色のどれか)、見栄えをよくしたい場合は”テーマの色”のどれか1列の中から選びます。テーマの色は下図の右から4番目の緑色系か右から2番目の青系のどちらかしか基本的には使用しません。

色を使いすぎて資料が見づらいと感じた場合、同系色に色を絞るだけでもかなり見栄えが良くなります。
下の図の表Aはカラーパレット以外からも色を持ってきて塗りつぶしていますが、統一感がなく綺麗な表とは言えません。
表BはExcelのテーブルスタイル(淡色)18をベースに少し手を加えたものになります。
同系色だけに色が限定されていて表Aよりは見やすくなっています。

この辺りは感覚の違いもあるので一概には言えませんが、やはり異なる色をたくさん使うのは資料を見づらくするだけだと感じます。

私も昔は青と緑とオレンジをごちゃ混ぜしたExcelシートをよく作っていました。
ある日、社内標準のパワーポイントフォーマットなるものが出来て資料が回覧されてきたときに、使用する色の制限が書かれていました。
その中に、カラーパレットの同系色1列のみを使用するようにと指示があったのです。
そして、その通りにExcelやパワーポイントを作ってみると、これまでとは比べ物にならないくらい見やすい資料が出来上がりました。
それ以来、使用する色は限定することを覚えました。

多くの会社は、社内資料として印刷する場合は白黒になることが殆どだと思います。
しかし、たとえ使われるのが白黒印刷の紙だとしても、きれいな色で仕上げたExcelは後から見直して場合に見易くて理解が容易です。
少しの手間をかけてでも、色にこだわった方が後々良い結果になるのではないかと思われます。

フォントを統一

Excel2016からExcelの標準フォントが変更されているようですが、ほとんどの企業で使用しているExcelのバージョンでは「MS Pゴシック」が標準フォントに設定されているはずです。
以前は会社のPCにまともなフォントが入っていなかったので、「MS Pゴシック」で仕方なく資料を作っていました。
しかし、「MS Pゴシック」はダサいし、美しくない。
紙に印刷するとそれなりにな感じがするのですが、画面で見るとがっかりします。昔の「解像度の低いディスプレイ」向けに作られたフォントということで今の時代にそぐわないのは当たり前でしょう。

会社のPCにExcel2010がインストールされて以降、私は「メイリオ」を使用しています。
自由にフォントのインストールができればいろいろと試したいのですが、会社のPCでは制限があるため、元々インストールされているフォントの中から選ぶしかありません。
ちなみに、家のPCはWindows10なので「游ゴシック」を使っています。

私が以前在籍していた会社の経理部では、文字は「MS P明朝」もしくは「MS 明朝」、数値は「Century gothic」という指定がありました(強制ではないですが、殆どの資料がそのようになっています)。
この辺は、会社ごとにいろいろな文化があるのでケチをつけるつもりはないのですが、使用するフォントは多くても2つ(タイトル・見出し用、本文用)に絞りましょう。

「MS Pゴシック」と「游ゴシック」を並べてみましたが、いかがでしょうか。
「MS Pゴシック」の方が文字に粗さがあり若干見づらい感じがします。特に長い文章を比較するとフォントの違いがハッキリとしてくるので、自分で色々と試してしっくりくるフォントを見つけてみるのが良いでしょう。

まとめ

今回はExcelの操作ではなく見た目である、罫線・色・フォントについて書いてみました。
経理では資料を作り上げることが最優先となり、見た目の美しさなどにこだわる時間があまりない方も多いのかもしれませんが、少しの手間で読みやすさが劇的に改善します。
基本パターンを自分の中で決めて置き、資料を作り上げた後の最後の仕上げとしてそのパターンを使用して見た目を改善させるのが良いでしょう。
くれぐれも見た目にこだわり過ぎて本来の数値やコメントがおろそかにならないように注意してください。